Przejdź do treści
0
0

Wróć do dokumentacji

iFirma WooCommerce PRO

Przegląd funkcji (Wideo)

Wprowadzenie

iFirma WooCommerce to rozwiązanie łączące Twój sklep WooCommerce z polskim systemem księgowym iFirma. Wtyczka występuje w dwóch wersjach:

  • Wersja Darmowa (FREE) — umożliwia ręczne wystawianie faktur VAT, dodawanie pola NIP w zamówieniu oraz pobieranie dokumentów PDF.
  • Wersja PRO — rozszerza wtyczkę o automatyzację, dokumenty dodatkowe (np. proformy/rachunki), e-maile z PDF, operacje hurtowe. Wymaga zainstalowanej i aktywnej wersji FREE.

Dokumentacja opisuje konfigurację i funkcje obu wersji.

1. Aktywacja dostępu API w iFirma

WAŻNE: aby korzystać z integracji, musisz posiadać aktywny dostęp do API iFirma.

Pobranie kluczy API

  1. Zaloguj się do swojego konta na iFirma.
  2. Przejdź do sekcji API w panelu iFirma (np. Konfiguracja → Rozszerzenia i integracje → API).
  3. Wygeneruj nowe klucze (jeśli nie masz).
  4. Skopiuj wymagane wartości z panelu. Klucz „abonent” jest obowiązkowy. Klucze „faktura” oraz „rachunek” są opcjonalne i zależą od typu wystawianego dokumentu (np. jeśli wystawiasz tylko faktury VAT, podaj klucze „abonent” oraz „faktura”).”

Uwaga: klucze API przechowuj bezpiecznie i nie udostępniaj osobom trzecim.

2. Instalacja wtyczki

Wersja FREE

  1. Pobierz wtyczkę z repozytorium WordPress lub prześlij plik ZIP.
  2. W panelu WordPress przejdź do: Wtyczki → Dodaj nową.
  3. Kliknij „Wyślij wtyczkę na serwer” i wybierz plik ZIP.
  4. Aktywuj wtyczkę.

Wersja PRO

  1. Upewnij się, że wersja FREE jest zainstalowana i aktywna.
  2. Prześlij plik ZIP wersji PRO analogicznie jak wersję FREE.
  3. Aktywuj wtyczkę PRO.
  4. Przejdź do zakładki „Licencja” i wprowadź klucz licencyjny.

3. Konfiguracja połączenia

Po aktywacji wtyczki:

  1. W panelu WordPress przejdź do: WooCommerce → iFirma.
  2. W zakładce „Ustawienia” uzupełnij klucze API (zgodnie z panelem iFirma).
  3. Kliknij „Testuj połączenie”, aby sprawdzić poprawność danych.
  4. Jeśli test zakończy się sukcesem, kliknij „Zapisz zmiany”.

4. Ustawienia formularza zamówienia (Checkout)

W zakładce „Sklep” możesz skonfigurować sposób wyświetlania pola NIP dla klientów.

Widoczność pola NIP

  • Zawsze widoczne — pole NIP jest zawsze dostępne w formularzu zamówienia.
  • Checkbox „Chcę fakturę” — pole NIP pojawia się dopiero po zaznaczeniu opcji przez klienta (działa tylko w klasycznym checkout, nie w WooCommerce Blocks).

Etykieta checkboxa

Możesz dostosować tekst wyświetlany przy checkboxie, np. „Chcę otrzymać fakturę VAT”.

Walidacja NIP

Włącz opcję „Sprawdzaj format NIP”, aby wtyczka weryfikowała poprawność numeru przed złożeniem zamówienia (np. długość i cyfry).

Wymagalność

Możesz ustawić pole NIP jako wymagane, jeśli sprzedajesz tylko firmom (B2B).

Kompatybilność z WooCommerce Blocks

Wtyczka wspiera checkout oparty o WooCommerce Blocks — pole NIP pojawia się w sekcji adresu rozliczeniowego.

Kompatybilność z innymi wtyczkami NIP

Wtyczka może wykrywać popularne wtyczki dodające pole NIP i nie dodaje swojego pola, aby uniknąć duplikacji.

5. Konfiguracja dokumentów księgowych

W zakładce „Fakturowanie” dostosujesz dane, które trafią na dokument.

Mapowanie stawek VAT

Przypisz klasy podatkowe z WooCommerce do odpowiednich stawek/kodów VAT w iFirma.

  • ZW — towary/usługi zwolnione z VAT.
  • 0% — np. eksport.
  • Standardowe stawki (np. 23%, 8%, 5%) mogą być rozpoznawane na podstawie podatku w zamówieniu oraz nie wymagają mapowania.

Termin płatności

Ustaw domyślną liczbę dni na opłacenie dokumentu dla nieopłaconego zamówienia (np. 7, 14, 30 dni).

Konto bankowe

Wpisz numer konto bankowego, które ma widnieć na dokumencie.

Seria numeracji

Wpisz nazwę serii numeracji dokumentów. Możesz nie uzupełniać tego pola, wówczas zostanie użyta domyślna seria numeracji.

Obsługa ryczałtu

W zakładce „Fakturowanie” (na dole) możesz włączyć obsługę ryczałtu oraz wskazać globalną stawkę ryczałtu, która będzie stosowana domyślnie podczas wystawiania dokumentów.

  • Stawka globalna — ustawienie domyślne używane dla wszystkich produktów, jeśli nie ustawisz nic na poziomie produktu.
  • Nadpisanie per produkt — w edycji produktu WooCommerce możesz ustawić inną stawkę ryczałtu, która zastąpi stawkę globalną dla tego produktu.

Dzięki temu możesz łatwo obsłużyć sklep, w którym większość produktów ma jedną stawkę ryczałtu, a tylko wybrane pozycje wymagają innej.

Pole „Uwagi” na dokumencie (TYLKO PRO)

Wtyczka pozwala przekazać do iFirma tekst w polu „Uwagi” widocznym na dokumencie (np. dodatkowe informacje dla klienta, adnotacje płatności, opis realizacji).

W treści uwag możesz używać zmiennych (placeholderów), które zostaną automatycznie podmienione danymi z zamówienia/klienta.

6. Automatyzacja (TYLKO PRO)

Wersja PRO umożliwia automatyczne wystawianie dokumentów bez udziału administratora. Konfiguracja znajduje się w zakładce „Automatyzacja”.

Automatyczne faktury VAT / Proformy / Rachunki

  • Włącz automatyzację — aktywuje automatyczne wystawianie faktur.
  • Warunek wystawiania — np. dla wszystkich zamówień / tylko z NIP / tylko bez NIP.
  • Statusy zamówienia — wybierz statusy (np. „Zrealizowane”, „W realizacji”), które uruchomią wystawienie.
  • Wysyłka e-mail — automatyczna wysyłka dokumentu PDF do klienta (jako załącznik).

Emaile z fakturami są wysyłane z 5-minutowym opóźnieniem, aby Krajowy System e-Faktur (KSeF) zdążył przetworzyć fakturę. Dzięki temu klient otrzymuje finalną fakturę z numerem KSeF, a nie wersję roboczą. Ręczne wysyłanie emaili (przyciskiem w zamówieniu) nie jest opóźnione.

7. Akcje hurtowe (TYLKO PRO)

Wersja PRO umożliwia wykonywanie operacji na wielu zamówieniach jednocześnie (np. wystawianie dokumentów i wysłanie dokumentów e-mailem).

Podczas przetwarzania mogą być wyświetlane informacje o postępie oraz podsumowanie sukcesów/błędów.

8. Obsługa zamówień (Panel administratora)

Na ekranie edycji zamówienia znajduje się panel integracji (np. „iFirma”), w którym możesz zarządzać dokumentami dla zamówienia.

Funkcje dostępne w obu wersjach (FREE i PRO)

  • Utwórz fakturę — ręczne wystawienie faktury VAT dla zamówienia.
  • Pobierz PDF — pobranie dokumentu w formacie PDF.

Funkcje dodatkowe w wersji PRO

  • Utwórz proformę — ręczne wystawienie dokumentu proforma.
  • Utwórz rachunek — wystawienie dokumentu nievatowskiego (jeśli dotyczy).
  • Wyślij e-mail — ręczna wysyłka dokumentu e-mailem do klienta (PDF jako załącznik).

Kolumna na liście zamówień

Na liście zamówień WooCommerce zostanie dodana kolumna pokazująca wystawione dokumenty wraz z możliwością pobierania.

9. Pobieranie faktur przez klientów

Klienci mogą pobierać swoje dokumenty bezpośrednio z panelu „Moje konto”.

  1. Klient loguje się do sklepu.
  2. Przechodzi do: Moje konto → Zamówienia.
  3. Klika „Zobacz” przy wybranym zamówieniu.
  4. Jeśli dokument został wystawiony, pojawi się przycisk pobrania PDF (np. „Pobierz fakturę”).

10. Ustawienia zaawansowane

GTU / PKWiU / jednostka miary (TYLKO PRO)

W wersji PRO możesz skonfigurować dodatkowe dane przekazywane na dokumenty:

  • GTU — kody GTU przypisywane do produktów/pozycji (jeśli dotyczy Twojej sprzedaży).
  • PKWiU — klasyfikacja PKWiU (najczęściej wykorzystywana m.in. przy określonych stawkach/zwolnieniach, jeśli jest wymagana).
  • Jednostka miary — domyślna jednostka na pozycjach (np. „szt.”, „kg”, „usł.”).

Ważne: ustawienia globalne (domyślne) możesz nadpisać dla każdego produktu osobno w edycji produktu WooCommerce (pozwala to ustawić np. inny kod GTU/PKWiU lub jednostkę miary dla konkretnego produktu).

Logi i diagnostyka

Włącz opcję szczegółowych logów, aby zapisywać komunikację z API iFirma (przydatne w diagnostyce). Logi znajdziesz w: WooCommerce → Status → Logi (nazwa pliku devikit_ifirma_debug).

Uwaga: szczegółowe logowanie może wpływać na wydajność — włączaj je tylko w razie potrzeby.

11. Ograniczenia API iFirma (WAŻNE)

  • Proformy i waluty: API iFirma nie pozwala na wystawianie faktur proforma w walucie innej niż PLN.
  • Proformy i stawki VAT (w tym OSS): proformy mogą nie obsługiwać poprawnie wszystkich stawek VAT (szczególnie OSS) ze względu na ograniczenia API iFirma.

Jeśli sprzedajesz w walutach obcych lub korzystasz z OSS/MOSS, przetestuj scenariusze na środowisku testowym i rozważ wystawianie właściwego typu dokumentu, który jest wspierany przez API dla Twoich przypadków.

12. Konfiguracja podatków w WooCommerce (WAŻNE)

Aby faktury były wystawiane poprawnie, konieczne jest odpowiednie skonfigurowanie WooCommerce:

  1. Przejdź do: WooCommerce → Ustawienia → Podatki (adres: wp-admin/admin.php?page=wc-settings&tab=tax)
  2. W polu „Ceny wpisywane z podatkiem” wybierz: „Nie, będę wpisywać ceny bez podatku”
  3. Zapisz zmiany.

Dlaczego to jest ważne? Przy wpisywaniu cen z VAT mogą wystąpić rozbieżności w zaokrągleniach między WooCommerce a iFirma (wynikające z innego sposobu liczenia pozycji/podatku), co może skutkować różnicami w sumach na dokumencie.

13. Licencja [TYLKO PRO]

Aby funkcje PRO działały, musisz aktywować licencję.

Aktywacja licencji

  1. Przejdź do: WooCommerce → iFirma → Licencja
  2. Wpisz klucz licencyjny otrzymany po zakupie
  3. Kliknij „Aktywuj”
  4. Status licencji powinien zmienić się na „Aktywna”

Informacje o licencji

Po aktywacji wyświetlane są:

  • Status licencji
  • Data aktywacji
  • Data wygaśnięcia (jeśli dotyczy)

Dezaktywacja licencji

Możesz dezaktywować licencję, aby przenieść ją na inną stronę. Kliknij przycisk „Dezaktywuj” i potwierdź operację.

Automatyczne aktualizacje

Aktywna licencja umożliwia automatyczne aktualizacje wtyczki PRO bezpośrednio z panelu WordPress.

14. Wsparcie techniczne

Użytkownicy wersji PRO

Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy w konfiguracji lub napotkałeś problem, skontaktuj się z nami bezpośrednio:

Gwarantujemy niezwłoczną pomoc dla posiadaczy aktywnej licencji PRO.

Użytkownicy wersji FREE

Wsparcie dla wersji darmowej udzielane jest na oficjalnym forum WordPress:

Forum wsparcia: wordpress.org/support/plugin/invoicing-integration-for-ifirma-and-woocommerce